Manual utilizare SAF-T Smart Validator

Se accesează pagina de Internet https://www.smartvalidator.ro

A. Cumpărare licenţă nouă (client nou)

Se urmează următorii paşi:

• În pagina Comandă se alege opţiunea Cumpărare licenţă nouă (client nou).
• Se completează următoarele câmpuri:
• CUI client - Se introduce CUI (Codul Unic de Înregistrare) pentru persoana juridică din România.

Validarea câmpului CUI client constă în următorii paşi:

• Se verifică corectitudinea codului unic de înregistrare introdus şi înrolarea pe serverele ANAF.
• Dacă codul introdus este incorect, se afişează mesajul de eroare "CUI client este invalid."
• Dacă codul introdus nu poate fi verificat pe serverele ANAF, utilizatorul va completa manual câmpurile Denumire client, Localitate şi Adresa.
• Dacă codul introdus este duplicat în baza de date a clienţilor activi, utilizatorul va fi redirecţionat către pagina Cumpărare licenţă upgrade (client existent).
• Codul CUI introdus va deveni ID client în relaţia cu S.C. UBICUU SOFT PROD S.R.L., după cumpărarea unei licenţe a aplicaţiei.
• Denumire client - Denumirea va fi automat completată cu denumirea înregistrată pe serverele ANAF.
• Localitate - Acest câmp va fi automat completat cu localitatea din adresa sediului social înregistrată pe serverele ANAF
• Adresa - Adresa va fi automat completată cu adresa sediului social înregistrată pe serverele ANAF.

Textul introdus în câmpul Adresa va deveni adresa de facturare pentru client.

• Email - Se completează cu o adresă de Email validă şi activă.
• Telefon - Acest câmp este opţional. Dacă se completează, acesta va deveni numărul de telefon în relaţia cu clientul.
• Alege numărul dorit de coduri unice CIF - Se completează cu un număr între 1 şi 10.

Nu este necesară declararea fiecărui CIF unic care urmează a fi validat, ci se alege un număr acoperitor, cel puţin pentru moment, pentru necesităţile fiecărui client în parte.

Numărul maxim coduri unice CIF admise pentru validare poate fi ulterior mărit printr-o comandă de upgrade. Vezi secţiunea B. Cumpărare licenţă upgrade (client existent) din acest topic.

În funcţie de numărul ales se vor afişa valorile pentru comanda de achiziţie în Lei cu TVA.

Valoarea de plată va fi reprezentată de suma în Lei cu TVA.

• Alege modalitatea de plată - Se alege una dintre opţiunile Card online sau Transfer bancar.
• În cazul în care s-a ales opţiunea Card online utilizatorul va fi redirecţionat către pagina procesatorului de plăţi unde va urma instrucţiunile specifice privind plata.
• Dacă plata online cu cardul a fost efectuată cu succes, se va afişa mesajul informativ "Plata comenzii de achiziţie a fost efectuată! Pe adresa de Email înrolată în sistem vei primi un mesaj care va conţine codul de activare. Factura fiscală va fi emisă în termen de 1-2 zile lucrătoare şi va transmisă în format PDF la aceeaşi adresă de Email. Dacă nu ai primit mesajul, verifică şi folderul SPAM."

Mesajul de confirmare, care va conţine codul de activare, va fi trimis în următoarele minute.

Se va emite factura fiscală în Lei de către S.C. UBICUU SOFT PROD S.R.L. în termen de 1-2 zile lucrătoare de la data comenzii de achiziţie.

Factura în format PDF va fi trimisă la adresa de Email a clientului înrolată în sistem.

• Dacă plata online cu cardul nu a putut fi efectuată, utilizatorul va fi redirecţionat în pagina iniţială unde va putea alege opţiunea Transfer bancar.
• În cazul în care s-a ales opţiunea Transfer bancar se va afişa mesajul informativ "Comanda de achiziţie a fost validată cu succes! Pe adresa de Email înrolată în sistem vei primi un mesaj care va conţine comanda de achiziţie şi factura proformă în format PDF. Dacă nu ai primit mesajul, verifică şi folderul SPAM."
• Factura proformă va putea fi achitată în termen de 3 zile lucrătoare de la data emiterii.

Plata se va efectua în contul bancar format IBAN al furnizorului S.C. UBICUU SOFT PROD S.R.L., înscris pe factura proformă.

La detalii plată se poate completa ID client şi număr comandă de achiziţie / număr proformă, pentru o procesare mai rapidă a plăţii. Nu este necesar a se trimite confirmarea plăţii pe Email.

• Dacă nu se efectuează plata integrală a facturii proforme în termen de 3 zile lucrătoare de la data emiterii, comanda de achiziţie se anulează.
• După confirmarea plăţii facturii proforme se va emite factura fiscală în Lei de către S.C. UBICUU SOFT PROD S.R.L. în termen de 3-5 zile lucrătoare de la data plăţii.

Factura în format PDF împreună cu codul de activare vor fi trimise la adresa de Email a clientului înrolată în sistem.

• Factura fiscală emisă de către S.C. UBICUU SOFT PROD S.R.L. va fi înregistrată automat în sistemul RO e-Factura.
• Se apasă butonul Trimite comanda.

B. Cumpărare licenţă upgrade (client existent)

Se urmează următorii paşi:

• În pagina Comandă se alege opţiunea Cumpărare licenţă upgrade (client existent).
• Se completează câmpul ID client cu identificatorul de client (CUI) pentru care se doreşte mărirea numărului maxim de coduri unice CIF admise pentru validare.
• Dacă nu există valoarea introdusă pentru ID client în baza de date a clienţilor activi, se va afişa mesajul de eroare "ID client inexistent".
• Dacă valoarea pentru ID client se regăseşte în baza de date a clienţilor activi, se vor afişa informaţii despre Denumire client, Adresa, şi Email (afişat parţial).
• Câmpurile Denumire client, Localitate, Adresa şi Email vor fi afişate doar în citire (read-only).
• Se completează câmpul Numărul dorit de coduri unice CIF suplimentare cu noua valoare dorită.
• Se vor afişa valorile pentru comanda de upgrade în Lei cu TVA.

Valoarea de plată va fi reprezentată de suma în Lei cu TVA.

• Alege modalitatea de plată - Se alege una dintre opţiunile Card online sau Transfer bancar.
• În cazul în care s-a ales opţiunea Card online utilizatorul va fi redirecţionat către pagina procesatorului de plăţi unde va urma instrucţiunile specifice privind plata.
• Dacă plata online cu cardul a fost efectuată cu succes, se va afişa mesajul informativ "Plata comenzii de upgrade a fost efectuată! Pe adresa de Email înrolată în sistem vei primi un mesaj care va conţine comanda de upgrade. Factura fiscală va fi emisă în termen de 1-2 zile lucrătoare şi va transmisă în format PDF la aceeaşi adresă de Email. Dacă nu ai primit mesajul, verifică şi folderul SPAM."

Mesajul de confirmare, care va conţine comanda de upgrade, va fi trimis în următoarele minute.

Se va emite factura fiscală în Lei de către S.C. UBICUU SOFT PROD S.R.L. în termen de 1-2 zile lucrătoare de la data comenzii de upgrade.

Factura în format PDF va fi trimisă la adresa de Email a clientului înrolată în sistem.

• Dacă plata online cu cardul nu a putut fi efectuată, utilizatorul va fi redirecţionat în pagina iniţială unde va putea alege opţiunea Transfer bancar.
• În cazul în care s-a ales opţiunea Transfer bancar, se va afişa mesajul informativ "Comanda de upgrade a fost validată cu succes! Pe adresa de Email înrolată în sistem vei primi un mesaj care va conţine comanda de upgrade şi factura proformă în format PDF. Dacă nu ai primit mesajul, verifică şi folderul SPAM."
• Factura proformă va putea fi achitată în termen de 3 zile lucrătoare de la data emiterii.

Plata se va efectua în contul bancar format IBAN al furnizorului S.C. UBICUU SOFT PROD S.R.L., înscris pe factura proformă.

La detalii plată se poate completa ID client şi număr comandă de upgrade / număr proformă, pentru o procesare mai rapidă a plăţii. Nu este necesar a se trimite confirmarea plăţii pe Email.

• Dacă nu se efectuează plata integrală a facturii proforme în termen de 3 zile lucrătoare de la data emiterii, comanda de upgrade se anulează.
• După confirmarea plăţii facturii proforme numărul maxim de coduri unice CIF admise pentru validare va fi automat actualizat pentru clientul identificat cu ID client şi va fi afişat în interfaţa aplicaţiei SAF-T Smart Validator®.

Se va emite factura fiscală în Lei de către S.C. UBICUU SOFT PROD S.R.L. în termen de 3-5 zile lucrătoare de la data plăţii.

Factura în format PDF va fi trimisă la adresa de Email a clientului înrolată în sistem.

• Factura fiscală emisă de către S.C. UBICUU SOFT PROD S.R.L. va fi înregistrată automat în sistemul RO e-Factura.
• Se apasă butonul Trimite comanda.